老百姓購買日常消費品,就是簡單的花錢買東西,但工程采購就大相徑庭。工程采購涉及技術(shù)、設備、材料、管理等諸多極其復雜的環(huán)節(jié);ろ椖恳獜囊欢阉{圖變?yōu)楝F(xiàn)實,離不開工程采購提供的各種符合技術(shù)標準、質(zhì)量標準、安全標準的設備和材料等物資。
筆者認為,工程采購不是人人都會的買菜行為,而是一項專業(yè)性極強的技術(shù)性工作。所謂專業(yè)性、技術(shù)性,主要體現(xiàn)在工程采購活動的7個方面:
一是確認采購需求。很多工程領域的專業(yè)人士認為,工程采購的角色是二傳手,即左手接過采購需求,右手遞給供應商,然后簽一紙合同而已,一點不復雜,更談不上技術(shù)含量。事實并非如此。在工程建設領域,一個專業(yè)的采購工程師接收采購需求后,首先要憑借自身專業(yè)知識、技能和經(jīng)驗,對采購需求中的技術(shù)要求進行初步分析,判斷其是否滿足供應商報價的技術(shù)條件。如果滿足,采購工程師可以直接將采購需求傳遞給供應商,采購活動得以繼續(xù)。如果不滿足,采購工程師就要發(fā)揮與供應商溝通聯(lián)系的紐帶,不斷在工程需求方與供應商之間進行技術(shù)方面的溝通,直到所有技術(shù)問題得到澄清。試想,如果采購工程師在技術(shù)上一竅不通,他如何保證采購物資符合需求方的要求和標準?因此,采購工程師不應是二傳手,而應是有作為、懂技術(shù)的主攻手。
二是開發(fā)供應商資源。大眾消費品隨處可見,也能隨時隨地想買就買。但工程設備和材料技術(shù)復雜、工藝特殊、價值較高,并且用于工業(yè)領域和特殊環(huán)境,可供選擇的供應商資源非常有限,常常會碰到采購無門的窘境,尤其是采用了新工藝、新技術(shù)的工業(yè)項目更是如此。因此,為了采購到符合技術(shù)要求的設備和材料,采購工程師往往要做大量、專業(yè)的技術(shù)調(diào)研,盡可能多開發(fā)滿足技術(shù)要求的供應商資源。顯然,調(diào)研本身就是一項技術(shù)性很強的工作。
三是主導合同談判。工程采購合同一般包括采購合同和技術(shù)協(xié)議兩部分,采購工程師不僅要主導商務談判,還要參加技術(shù)談判。試想,如果采購工程師只談商務不談技術(shù),如何保證采購合同與技術(shù)協(xié)議的一致性和對應性?如果采購合同與技術(shù)協(xié)議出現(xiàn)兩張皮問題,誰負責呢?在實際工作中,采購工程師的工作經(jīng)常要跨界,因此他們不僅要掌握嫻熟的談判技巧,練就把握談判時機、促成談判的強大能力,還要具備參與技術(shù)談判的專業(yè)能力。
四是監(jiān)督合同執(zhí)行。采購合同執(zhí)行一般包括催交、檢驗和運輸,其中檢驗是對采購工程師技術(shù)能力要求最高的一項工作。在工程建設領域,很多關(guān)鍵設備和重要材料在供應商原材料進廠時、生產(chǎn)制造過程中和出廠前都必須進行很多類型的檢驗、試驗,而且這些檢驗、試驗對于確保設備和材料的技術(shù)指標、性能指標的符合性上至關(guān)重要。因此,作為合同執(zhí)行直接責任人,采購工程師有責任根據(jù)檢驗、試驗計劃,通過審閱檢驗報告、試驗報告、工廠見證等方式對采購的設備和材料進行必要的檢驗,發(fā)揮監(jiān)督合同執(zhí)行職能。
五是設備安全運輸。隨著化工工程規(guī)模的不斷擴大,設備也逐漸大型化,如化工項目中動輒重達幾百噸、高度幾十米的塔器等。超長超重的大型設備運輸難度很大,運輸成為一項技術(shù)性極強的工作。無論運輸方式選擇和運輸路線勘察,還是運輸方案確定,所有過程采購工程師都要參與并確保設備最終安全運輸?shù)轿弧?
六是設備驗收。普通人買回豆?jié){機先閱讀使用說明書,用它榨了一杯香醇的的豆?jié){,就是簡單的采購驗收。在工程采購中,很多設備和材料出廠前或者到貨后,采購工程師都要組織有關(guān)單位進行驗收,除了外觀、資料驗收,更重要的是技術(shù)性能驗收。因此,采購工程師采購前和過程中必須事前做好功課,熟知相關(guān)設備的基本情況、性能和用途,進過工廠、到過工地,才能承擔起驗收的責任,完成性能驗收工作。
七是供應商服務。設備和材料驗收合格用于工程建設后,采購工程師的工作還未結(jié)束。他們要隨時根據(jù)施工進度要求來協(xié)調(diào)供應商進行設備和材料的安裝調(diào)試服務。建設現(xiàn)場發(fā)出的指令有時候不切實際,采購工程師就要根據(jù)經(jīng)驗判斷建設現(xiàn)場是否具備設備安裝調(diào)試的條件,再協(xié)調(diào)供應商到場服務。千萬不能隨意濫用供應商資源,以避免真正需要服務時供應商應付了事。
綜上,由于化工工程采購的行業(yè)特性和設備材料的特殊性,決定了這是一項對從業(yè)人員專業(yè)能力、技術(shù)能力要求很高的工作。